L’entrée ou la sortie d’un salarié en cours de période d’annualisation constitue un cas de figure fréquent mais juridiquement délicat. En effet, lorsqu’un salarié ne couvre pas l’intégralité de la période de référence, les règles habituelles de décompte des heures supplémentaires sur la base du seuil annuel de 1 607 heures ne s’appliquent plus de la même manière. L’article D.3121-25 du Code du travail impose alors un basculement vers un décompte hebdomadaire, sauf si l’accord collectif prévoit un mécanisme de proratisation. Les enjeux sont considérables : risque de travail dissimulé, heures supplémentaires non anticipées, contentieux prud’homal. Cet article, rédigé par le cabinet DAIRIA Avocats, détaille les règles applicables, les formules de proratisation et les clauses à insérer dans l’accord pour sécuriser ces situations.
Que prévoit l’article D.3121-25 du Code du travail pour les entrées et sorties en cours de période ?
L’article D.3121-25 du Code du travail constitue la disposition de référence en matière d’entrées et sorties en cours de période d’annualisation. Ce texte, d’ordre public, dispose que : « En cas d’arrivée ou de départ en cours de période de référence, les heures accomplies au-delà de trente-cinq heures hebdomadaires sont des heures supplémentaires. Les semaines où la durée du travail est inférieure à trente-cinq heures, le salaire est maintenu sur la base de trente-cinq heures hebdomadaires. »
Cette disposition a une conséquence majeure et souvent sous-estimée par les employeurs : l’annualisation tombe pour le salarié concerné. Le décompte des heures supplémentaires ne se fait plus globalement sur la période de référence, mais semaine par semaine, exactement comme si le salarié n’était pas soumis à un accord d’annualisation.
Concrètement, cela signifie que chaque semaine où le salarié travaille plus de 35 heures, les heures excédentaires sont des heures supplémentaires donnant lieu à majoration. Et chaque semaine où il travaille moins de 35 heures, son salaire est néanmoins maintenu sur la base de 35 heures. L’employeur supporte donc un double risque financier : payer des heures supplémentaires sur les semaines hautes ET maintenir le salaire sur les semaines basses, sans possibilité de compensation entre les deux.
La Cour de cassation a eu l’occasion de confirmer l’application stricte de cet article. Dans un arrêt du 10 mars 2010 (Cass. soc., n° 08-44.950), elle a jugé que l’employeur qui ne procède pas au décompte hebdomadaire des heures supplémentaires pour un salarié entré en cours de période s’expose à un rappel de salaire sur l’intégralité de la période travaillée. Pour les implications pratiques de ces règles sur les bulletins de salaire, consultez notre guide paie.
Quels sont les risques juridiques en cas de non-application de l’article D.3121-25 ?
Le non-respect de l’article D.3121-25 expose l’employeur à des risques juridiques particulièrement graves, allant bien au-delà du simple rappel de salaire.
Risque de travail dissimulé. L’article L.8221-5 du Code du travail qualifie de travail dissimulé le fait de mentionner sur le bulletin de paie un nombre d’heures de travail inférieur à celui réellement accompli. En annualisation, si l’employeur ne procède pas au décompte hebdomadaire pour un salarié entré ou sorti en cours de période, il omet de comptabiliser et de payer les heures supplémentaires dues chaque semaine. Cette omission peut être qualifiée de travail dissimulé par dissimulation d’heures, emportant une indemnité forfaitaire de six mois de salaire en cas de rupture du contrat (article L.8223-1).
La Cour de cassation a admis la qualification de travail dissimulé dans des situations d’annualisation irrégulière (Cass. soc., 18 décembre 2013, n° 12-18.548), jugeant que le caractère intentionnel pouvait résulter de la connaissance par l’employeur de la réglementation applicable et de son non-respect délibéré.
Risque de rappel de salaire sur trois ans. Les heures supplémentaires non payées constituent une créance salariale soumise à la prescription triennale (article L.3245-1 du Code du travail). Un salarié sorti de l’entreprise peut réclamer un rappel de salaire sur les trois années précédant la rupture, majoré des congés payés afférents (10 %) et des intérêts au taux légal.
Risque URSSAF. Les heures supplémentaires non déclarées constituent une base de cotisations sociales omise. En cas de contrôle URSSAF, l’organisme peut procéder à un redressement portant sur les cotisations salariales et patronales dues sur les heures supplémentaires non payées, assorti de majorations de retard. L’article L.8221-6 du Code du travail prévoit en outre une solidarité financière du donneur d’ordre en cas de recours à un sous-traitant pratiquant le travail dissimulé.
Risque contentieux collectif. Si plusieurs salariés sont concernés par des entrées ou sorties en cours de période (CDD, intérimaires, embauches échelonnées), le risque financier se multiplie. Un seul salarié informé de ses droits peut déclencher un contentieux collectif par effet d’entraînement. Le cabinet DAIRIA Avocats accompagne les entreprises dans l’audit préventif de ces risques.
Comment fonctionne la proratisation du seuil de 1 607 heures par accord collectif ?
Face aux inconvénients du décompte hebdomadaire imposé par l’article D.3121-25, la solution privilégiée consiste à prévoir dans l’accord d’annualisation un mécanisme de proratisation du seuil de 1 607 heures. Cette possibilité est offerte par l’article L.3121-44 du Code du travail, qui confie à l’accord le soin de définir « les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des arrivées et des départs en cours de période de référence ».
Lorsque l’accord prévoit une proratisation, le seuil de 1 607 heures est recalculé proportionnellement à la durée de présence effective du salarié dans la période de référence. Le décompte reste alors annualisé (et non hebdomadaire), mais sur un seuil réduit.
Formule de proratisation en cas d’entrée en cours de période :
Seuil proratisé = [(365 – nombre de jours écoulés avant l’entrée) / 365] × 1 607, arrondi à l’entier inférieur.
Exemple : un salarié entre le 1er avril (91 jours écoulés depuis le 1er janvier). Le seuil proratisé est : [(365 – 91) / 365] × 1 607 = [274 / 365] × 1 607 = 0,7507 × 1 607 = 1 206,37 heures, arrondi à 1 206 heures. On retient parfois 1 211 heures selon la méthode exacte de calcul retenue par l’accord ; l’essentiel est que la formule soit clairement définie.
Formule de proratisation en cas de sortie en cours de période :
Seuil proratisé = [nombre de jours écoulés depuis le début de la période / 365] × 1 607, arrondi à l’entier inférieur.
Exemple : un salarié sort le 30 septembre (273 jours écoulés depuis le 1er janvier). Le seuil proratisé est : [273 / 365] × 1 607 = 0,7479 × 1 607 = 1 202,13 heures, arrondi à 1 202 heures.
La proratisation présente un avantage considérable pour l’employeur : elle maintient le décompte annualisé et permet la compensation entre les semaines hautes et basses, même pour un salarié qui n’effectue pas la totalité de la période. Le risque de travail dissimulé est écarté dès lors que le décompte est correctement effectué sur le seuil proratisé. Consultez notre guide paie pour les formules détaillées de régularisation en fin de période.
L’article D.3121-25 s’applique-t-il même quand l’accord est silencieux ?
Oui, et c’est là un point fondamental. L’article D.3121-25 est une disposition d’ordre public qui s’applique de plein droit en l’absence de dispositions contraires dans l’accord. Sa rédaction est impérative : « les heures accomplies au-delà de trente-cinq heures hebdomadaires sont des heures supplémentaires ».
Lorsque l’accord d’annualisation est silencieux sur le sort des entrées et sorties en cours de période, l’article D.3121-25 s’applique intégralement. L’employeur doit donc procéder au décompte hebdomadaire des heures supplémentaires pour tout salarié n’ayant pas effectué la totalité de la période de référence.
La Cour de cassation a confirmé cette position dans un arrêt du 22 février 2017 (Cass. soc., n° 15-16.624), en jugeant que « faute de disposition conventionnelle prévoyant les modalités de prise en compte des arrivées et départs en cours de période, les heures supplémentaires doivent être décomptées dans le cadre de la semaine civile ». Cette solution, bien que contestable doctrinalement (certains auteurs estimant que la proratisation devrait être la règle supplétive), est fermement établie en jurisprudence.
Conséquence pratique : l’employeur qui dispose d’un accord d’annualisation muet sur les entrées et sorties doit impérativement procéder à un décompte hebdomadaire pour chaque salarié concerné, sous peine de s’exposer aux risques détaillés plus haut. La seule solution pérenne est de négocier un avenant à l’accord pour y insérer une clause de proratisation.
Comment rédiger la clause-type sur les entrées et sorties dans l’accord d’annualisation ?
La rédaction de la clause relative aux entrées et sorties en cours de période est un exercice de précision juridique. Voici un modèle de clause-type recommandé par le cabinet DAIRIA Avocats, à adapter selon le contexte de l’entreprise :
« Article Y — Entrées et sorties en cours de période de référence
Y.1 — Principe de proratisation. Lorsqu’un salarié est embauché en cours de période de référence ou que son contrat de travail est rompu en cours de période, le seuil annuel de déclenchement des heures supplémentaires est proratisé en fonction de la durée de présence du salarié dans la période.
Y.2 — Formule applicable en cas d’entrée. Le seuil proratisé est calculé selon la formule suivante : [(nombre de jours calendaires entre la date d’entrée et la fin de la période de référence) / 365] × 1 607 heures, arrondi à l’entier inférieur.
Y.3 — Formule applicable en cas de sortie. Le seuil proratisé est calculé selon la formule suivante : [(nombre de jours calendaires entre le début de la période de référence et la date de sortie) / 365] × 1 607 heures, arrondi à l’entier inférieur.
Y.4 — Régularisation. En cas de sortie, une régularisation est effectuée lors de l’établissement du solde de tout compte. Si le nombre d’heures effectivement travaillées dépasse le seuil proratisé, les heures excédentaires sont rémunérées avec les majorations pour heures supplémentaires. Si le nombre d’heures travaillées est inférieur au seuil proratisé et que la rémunération a été lissée, le salarié conserve le salaire perçu, sauf en cas de démission ou de licenciement pour faute grave ou lourde, auquel cas une régularisation par déduction pourra être opérée dans les limites légales de compensation.
Y.5 — Information du salarié. Le salarié entrant ou sortant en cours de période est informé par écrit du seuil proratisé qui lui est applicable et des modalités de régularisation éventuelles. »
Cette clause couvre l’ensemble des situations et sécurise le dispositif contre les contestations ultérieures. Elle prévoit notamment une régularisation en cas de sortie, ce qui est essentiel pour le solde de tout compte.
Comment gérer concrètement le solde de tout compte d’un salarié sortant en cours d’annualisation ?
La sortie d’un salarié en cours de période d’annualisation nécessite une régularisation minutieuse lors de l’établissement du solde de tout compte. Plusieurs situations peuvent se présenter, selon que le compteur d’heures est excédentaire ou déficitaire par rapport au seuil proratisé (ou par rapport à 35 heures hebdomadaires en l’absence de clause de proratisation).
Cas 1 : le compteur est excédentaire (heures supplémentaires dues). Si le nombre d’heures effectivement travaillées dépasse le seuil proratisé (ou si, en décompte hebdomadaire, des semaines dépassent 35 heures), les heures excédentaires constituent des heures supplémentaires. Elles doivent être rémunérées avec les majorations légales ou conventionnelles (25 % pour les 8 premières heures, 50 % au-delà, sauf disposition conventionnelle différente). Ces sommes figurent sur le solde de tout compte et le bulletin de paie du dernier mois.
Cas 2 : le compteur est déficitaire (trop-perçu par le salarié). Si le nombre d’heures travaillées est inférieur au seuil proratisé et que la rémunération a été lissée, le salarié a perçu plus que ce qu’il a travaillé. La possibilité de récupérer ce trop-perçu dépend du motif de la rupture. La Cour de cassation a jugé que l’employeur peut opérer une retenue sur le solde de tout compte en cas de démission (Cass. soc., 16 janvier 2008, n° 06-44.097), mais pas en cas de licenciement pour motif économique (Cass. soc., 18 mars 2015, n° 13-22.222). L’accord collectif peut utilement préciser les cas dans lesquels la régularisation est opérée.
Méthode de calcul de la régularisation : on compare le nombre d’heures effectivement travaillées (issues du compteur 1) et les heures neutralisées (compteur 2) au seuil proratisé. La différence, positive ou négative, détermine le montant de la régularisation. Le taux horaire applicable est le taux contractuel du salarié, majoré le cas échéant pour les heures supplémentaires.
Comment traiter les CDD et les intérimaires en annualisation ?
Les salariés en CDD et les travailleurs intérimaires sont par nature des salariés susceptibles d’entrer et de sortir en cours de période d’annualisation. Leur traitement obéit aux mêmes règles que celles exposées pour les CDI, avec quelques particularités.
CDD : un salarié en CDD peut être soumis à l’accord d’annualisation applicable dans l’entreprise, dès lors que les conditions d’application de l’accord sont remplies. Si le CDD couvre la totalité de la période de référence, le décompte se fait normalement sur la base de 1 607 heures. Si le CDD est plus court, les règles d’entrée et de sortie en cours de période s’appliquent : proratisation du seuil si l’accord le prévoit, ou décompte hebdomadaire à défaut.
Intérimaires : la situation des intérimaires est plus complexe. L’article L.1251-21 du Code du travail dispose que les conditions de travail des intérimaires sont celles applicables dans l’entreprise utilisatrice. L’intérimaire doit donc bénéficier de l’annualisation si elle s’applique au poste qu’il occupe. Toutefois, la gestion pratique est assurée par l’entreprise de travail temporaire, qui doit procéder au décompte des heures et au paiement des heures supplémentaires. La coordination entre l’entreprise utilisatrice et l’ETT est essentielle pour éviter les erreurs de décompte.
La Cour de cassation a jugé que l’absence de mention des heures supplémentaires sur le bulletin de paie d’un intérimaire soumis à l’annualisation dans l’entreprise utilisatrice constitue une infraction de travail dissimulé imputable à l’ETT (Cass. soc., 6 juillet 2016, n° 14-29.471). Ce risque doit être pris en compte dans les relations contractuelles entre l’entreprise et ses prestataires d’intérim.
Quels sont les exemples chiffrés de proratisation pour les entrées et sorties ?
Pour illustrer concrètement le mécanisme de proratisation, voici plusieurs exemples détaillés qui pourront servir de référence pour les praticiens de la paie.
Exemple 1 — Entrée le 1er avril (période de référence : année civile).
- Jours écoulés du 1er janvier au 31 mars : 90 jours (ou 91 en année bissextile).
- Jours restants : 365 – 90 = 275 jours.
- Seuil proratisé : (275 / 365) × 1 607 = 0,7534 × 1 607 = 1 211 heures (arrondi à l’entier inférieur).
- Le salarié déclenchera des heures supplémentaires au-delà de 1 211 heures sur la période du 1er avril au 31 décembre.
Exemple 2 — Sortie le 30 septembre (période de référence : année civile).
- Jours écoulés du 1er janvier au 30 septembre : 273 jours.
- Seuil proratisé : (273 / 365) × 1 607 = 0,7479 × 1 607 = 1 202 heures (arrondi à l’entier inférieur).
- Le salarié aura des heures supplémentaires si son compteur dépasse 1 202 heures au 30 septembre.
Exemple 3 — CDD du 1er mars au 31 août.
- Jours écoulés du 1er mars au 31 août : 184 jours.
- Seuil proratisé : (184 / 365) × 1 607 = 0,5041 × 1 607 = 810 heures (arrondi à l’entier inférieur).
- Le salarié en CDD déclenchera des heures supplémentaires au-delà de 810 heures sur la période du 1er mars au 31 août.
Ces calculs doivent être effectués avec précision et communiqués par écrit au salarié concerné, conformément à la clause-type recommandée. L’employeur a tout intérêt à conserver la preuve de cette information en cas de contentieux ultérieur.
L’article D.3121-25 est-il contestable en droit ?
La portée de l’article D.3121-25 fait l’objet d’un débat doctrinal. Certains auteurs considèrent que le basculement automatique vers le décompte hebdomadaire est une solution disproportionnée qui pénalise excessivement les employeurs, notamment dans les secteurs à fort turnover (hôtellerie-restauration, grande distribution, logistique).
L’argument principal des critiques est le suivant : si l’accord prévoit une proratisation du seuil annuel, le retour au décompte hebdomadaire n’a pas de justification puisque le seuil proratisé protège adéquatement le salarié contre le non-paiement des heures supplémentaires. Le décompte hebdomadaire serait donc une « surprotection » qui décourage le recours à l’annualisation pour les salariés en CDD court.
Néanmoins, en l’état actuel du droit, le texte prime. L’article D.3121-25 s’applique tant qu’aucun accord ne prévoit de clause de proratisation. La Cour de cassation n’a pas remis en cause cette disposition et l’applique de manière constante. L’employeur prudent doit donc considérer que le décompte hebdomadaire est la règle par défaut et que seul l’accord peut y déroger en instituant un mécanisme de proratisation.
Cette position contestable mais juridiquement solide renforce l’importance de la négociation collective. L’insertion d’une clause de proratisation dans l’accord d’annualisation n’est pas un luxe : c’est une nécessité pour toute entreprise qui embauche ou rompt des contrats en cours de période. Le cabinet DAIRIA Avocats peut vous accompagner dans cette négociation stratégique.
FAQ — Questions fréquentes sur les entrées et sorties en annualisation
Un salarié en CDI qui démissionne en cours de période est-il concerné par l’article D.3121-25 ?
Oui. L’article D.3121-25 s’applique à tout « départ en cours de période de référence », quel qu’en soit le motif : démission, licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD, départ en retraite. Seul l’accord collectif peut écarter le décompte hebdomadaire au profit de la proratisation.
L’employeur peut-il proratiser le seuil unilatéralement, sans clause dans l’accord ?
Non. La proratisation ne peut résulter que d’une disposition conventionnelle (accord d’entreprise ou de branche). En l’absence de clause, l’article D.3121-25 s’applique de plein droit et impose le décompte hebdomadaire. Une proratisation décidée unilatéralement par l’employeur serait inopposable au salarié (Cass. soc., 22 février 2017, n° 15-16.624).
Comment traiter un salarié muté entre deux établissements ayant des périodes de référence différentes ?
Cette situation, fréquente dans les groupes multi-établissements, est traitée comme une sortie du premier établissement et une entrée dans le second. Deux régularisations sont nécessaires : une au moment de la mutation (clôture du compteur dans l’établissement d’origine) et une en fin de période dans l’établissement d’accueil (avec un seuil proratisé). Consultez notre guide paie pour les modalités pratiques.
Le maintien du salaire à 35 heures les semaines basses s’applique-t-il aussi en cas de proratisation ?
Non. Le maintien du salaire à 35 heures les semaines basses est une disposition spécifique au décompte hebdomadaire imposé par l’article D.3121-25. Lorsque l’accord prévoit une proratisation et un lissage de la rémunération, le salaire est maintenu à la valeur lissée (151,67 heures mensuelles) quelle que soit la durée hebdomadaire réellement travaillée.
Quel est le délai de prescription pour réclamer des heures supplémentaires liées à une entrée ou sortie mal gérée ?
Le délai de prescription est de trois ans à compter du jour où le salarié a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d’exercer son droit (article L.3245-1 du Code du travail). Pour un salarié sorti de l’entreprise, le point de départ est généralement la date de remise du solde de tout compte. Pour toute question relative à un contentieux en cours ou potentiel, contactez notre cabinet.
La proratisation s’applique-t-elle aux salariés à temps partiel annualisé ?
Oui, le même mécanisme s’applique, mais le seuil de référence n’est pas 1 607 heures : il correspond au volume horaire contractuel annuel du salarié à temps partiel. La formule de proratisation est identique, en remplaçant 1 607 par le seuil contractuel.