Heures de délégation : utilisation et contrôle par l’employeur

Les heures de délégation constituent le crédit d’heures dont disposent les représentants du personnel pour exercer leur mandat. L’article L.2315-7 du Code du travail fixe les volumes d’heures selon l’effectif de l’entreprise et le nombre d’élus. La gestion de ces heures est souvent source de tensions entre l’employeur et les élus. L’employeur doit concilier le respect du mandat avec le bon fonctionnement de l’entreprise.

Le crédit d’heures légal

L’article R.2314-1 du Code du travail fixe le nombre d’heures de délégation mensuelles par élu titulaire du CSE, en fonction de l’effectif : 10 heures pour 11 à 24 salariés, 18 heures pour 25 à 49 salariés, 19 à 34 heures pour 50 salariés et plus (selon les tranches d’effectif). Les suppléants ne disposent pas de crédit d’heures propre mais peuvent bénéficier d’heures mutualisées par les titulaires (article L.2315-9). Les heures de délégation peuvent être reportées d’un mois sur l’autre dans la limite de douze mois, sans pouvoir conduire un élu à disposer de plus d’une fois et demie son crédit mensuel (article R.2315-5). Le délégué syndical dispose d’un crédit d’heures propre prévu par les articles L.2143-13 et suivants.

L’utilisation des heures de délégation

Les heures de délégation sont utilisées pour toutes les activités liées au mandat de représentation : préparation des réunions du CSE, consultation des salariés, permanences, enquêtes en matière de santé et sécurité, déplacements dans les locaux de l’entreprise, contacts avec l’inspection du travail. Le temps passé en réunions du CSE avec l’employeur n’est pas déduit du crédit d’heures : il est rémunéré comme du temps de travail en sus des heures de délégation (article L.2315-11). Les heures de délégation peuvent être prises pendant le temps de travail (cas général) ou en dehors du temps de travail lorsque les nécessités du mandat l’exigent. Les heures de délégation sont de plein droit considérées comme temps de travail et payées à l’échéance normale.

Le contrôle a posteriori par l’employeur

L’employeur ne peut pas soumettre l’utilisation des heures de délégation à une autorisation préalable : les heures sont prises librement par l’élu. Toutefois, l’employeur peut exiger que l’élu l’informe préalablement de la prise d’heures (par un bon de délégation, par exemple) pour permettre l’organisation du service. Le bon de délégation ne constitue pas une autorisation mais un simple moyen d’information. L’employeur peut exercer un contrôle a posteriori de l’utilisation des heures. Il peut demander à l’élu de préciser les activités exercées pendant ses heures de délégation. L’élu n’est pas tenu de fournir des justificatifs détaillés mais doit indiquer la nature de l’activité (préparation de réunion, contact avec salariés, déplacement, etc.).

La contestation et le refus de paiement

Si l’employeur estime que les heures de délégation n’ont pas été utilisées conformément au mandat, il ne peut pas retenir unilatéralement le salaire. Il doit d’abord payer les heures, puis saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir le remboursement des heures utilisées à des fins personnelles (Cass. soc., 19 mai 2016, n°14-26.967). La charge de la preuve de l’utilisation non conforme incombe à l’employeur. L’élu qui utilise ses heures à des fins personnelles (courses, activités privées) commet une faute pouvant justifier un licenciement pour faute grave, sous réserve de l’obtention de l’autorisation de l’inspecteur du travail (le salarié étant protégé). Le dépassement du crédit d’heures n’est pas automatiquement rémunéré : l’élu doit justifier de circonstances exceptionnelles.

Bonnes pratiques de gestion

L’employeur doit mettre en place un système de suivi des heures de délégation (bon de délégation, registre, outil informatique) qui respecte la liberté d’utilisation tout en permettant un suivi. Les bons de délégation doivent mentionner la date, les heures de départ et de retour, et le nom de l’élu. L’employeur ne doit jamais refuser le départ en délégation ni sanctionner un élu pour l’utilisation de ses heures, ce qui constituerait un délit d’entrave. Le cabinet DAIRIA Avocats conseille les entreprises sur la gestion des heures de délégation et les contentieux associés.