Pourquoi l’embauche en cours d’année d’un salarié en forfait jours pose-t-elle des difficultés de calcul de paie ?
Le forfait annuel en jours, encadré par les articles L.3121-58 et suivants du Code du travail, constitue un mode d’aménagement du temps de travail réservé aux cadres autonomes et à certains salariés dont la durée du travail ne peut être prédéterminée. Lorsqu’un salarié en forfait jours est embauché en cours d’année civile ou en cours d’exercice de référence, deux calculs distincts doivent impérativement être réalisés par le service paie :
- La proratisation de la rémunération du premier mois incomplet de travail ;
- La proratisation du nombre de jours à travailler sur l’exercice restant.
Ces deux opérations obéissent à des règles strictes, souvent mal comprises, et dont la méconnaissance expose l’employeur à des rappels de salaire et à des contentieux devant le conseil de prud’hommes. Le présent article détaille la méthodologie obligatoire, formules à l’appui, avec un exemple chiffré complet. Pour une vue d’ensemble des mécanismes de paie, consultez notre guide complet de la paie.
Quelle est la méthode obligatoire pour proratiser la paie du premier mois d’un salarié en forfait jours ?
Contrairement à ce que certains logiciels de paie paramètrent par défaut, la proratisation de la rémunération du premier mois d’un salarié en forfait jours s’effectue exclusivement par jours calendaires. Il est formellement interdit de recourir à une proratisation sur la base des jours ouvrés, des jours ouvrables, de la règle du trentième ou du trente-et-unième.
La formule applicable est la suivante :
Paie du mois = Rémunération mensuelle − (Rémunération mensuelle ÷ Nombre de jours calendaires du mois × Nombre de jours calendaires non travaillés avant l’embauche)
Cette formule découle de l’application combinée des articles L.3242-1 (mensualisation du salaire) et L.3121-58 et suivants du Code du travail. Le recours aux jours calendaires se justifie par le fait que le forfait jours déroge au décompte horaire du temps de travail : la référence aux jours calendaires est la seule qui soit neutre et conforme à la nature même du forfait.
Pourquoi les autres méthodes de proratisation sont-elles interdites ?
La règle du trentième (ou du trente-et-unième) est un mécanisme issu de la jurisprudence applicable aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures. L’appliquer à un salarié en forfait jours reviendrait à créer une distorsion artificielle, tantôt favorable, tantôt défavorable au salarié, selon le nombre réel de jours calendaires du mois d’embauche. De même, la proratisation sur jours ouvrés ou ouvrables est inadaptée au forfait jours, qui repose sur un décompte en jours travaillés et en jours de repos sur l’année, et non sur une logique hebdomadaire de cinq ou six jours.
La Cour de cassation a rappelé à plusieurs reprises que les conventions de forfait en jours doivent être interprétées strictement et que toute modalité de calcul non prévue par l’accord collectif applicable ou par la loi est susceptible d’être remise en cause (Cass. soc., 29 juin 2011, n° 09-71.107). Il est donc impératif de s’en tenir à la méthode des jours calendaires, seule conforme aux textes.
Comment calculer le nombre de jours à travailler sur l’exercice restant après une embauche en cours d’année ?
Le second calcul à réaliser concerne la détermination du nombre de jours que le salarié devra effectivement travailler entre sa date d’embauche et la fin de l’exercice de référence (généralement le 31 décembre pour un exercice calé sur l’année civile). Cette opération suit une méthode obligatoire en cinq étapes (a → e) que nous détaillons ci-dessous.
Étape (a) : déterminer les jours calendaires restant sur l’exercice
Il s’agit de compter le nombre total de jours calendaires entre la date d’embauche (incluse) et le dernier jour de l’exercice de référence (inclus). Par exemple, pour une embauche le 15 avril avec un exercice calé sur l’année civile, on compte du 15 avril au 31 décembre, soit 261 jours calendaires.
Étape (b) : retrancher les jours de repos hebdomadaire
On déduit ensuite tous les samedis et dimanches (ou les jours de repos hebdomadaire prévus par l’accord collectif) compris dans la période. L’article L.3132-1 du Code du travail garantit le repos hebdomadaire d’au moins 24 heures consécutives, auxquelles s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien, soit 35 heures consécutives. Pour notre exemple du 15 avril au 31 décembre, on identifie typiquement 74 jours de repos hebdomadaire (samedis et dimanches).
Étape (c) : retrancher les jours fériés coïncidant avec un jour normalement travaillé
On ne retranche que les jours fériés qui tombent un jour habituellement travaillé (du lundi au vendredi en général). Les jours fériés tombant un samedi ou un dimanche n’ont pas à être déduits puisqu’ils sont déjà neutralisés à l’étape (b). Les articles L.3133-1 et L.3133-7 à L.3133-12 du Code du travail fixent la liste des jours fériés légaux. Pour la période du 15 avril au 31 décembre 2026, on identifie par exemple 6 jours fériés tombant un jour ouvré (1er mai, 8 mai, 14 juillet, jeudi de l’Ascension, 15 août, 1er novembre, 25 décembre selon les années — le décompte exact dépend du calendrier de l’année considérée).
Étape (d) : retrancher les droits à congés payés proratisés
Le salarié embauché en cours d’année acquiert des droits à congés payés proratisés en application de l’article L.3141-1 du Code du travail. Ces droits doivent être estimés et déduits du nombre de jours à travailler. Pour un salarié embauché le 15 avril, les droits acquis sur la période de référence restante sont calculés au prorata temporis. Si le salarié n’a acquis aucun droit à congés payés (première année d’embauche sans report), cette étape peut donner zéro, mais elle doit néanmoins être formalisée dans le calcul.
Étape (e) : retrancher les jours de repos du forfait proratisés
Les jours de repos liés au forfait (souvent appelés « RTT forfait » ou « JNT — jours non travaillés ») doivent eux aussi être proratisés au regard de la période restante sur l’exercice. Le nombre annuel de jours de repos se déduit de la formule classique : 365 jours − 104 repos hebdomadaires − X fériés sur jours ouvrés − 25 CP − 218 jours travaillés = Y jours de repos. Ce nombre Y est ensuite proratisé en fonction du nombre de jours calendaires restants par rapport au nombre total de jours calendaires de l’exercice. Le résultat est arrondi à la demi-journée supérieure selon les usages les plus protecteurs, sauf disposition conventionnelle contraire.
Résultat final et journée de solidarité
Le nombre de jours à travailler est égal à : (a) − (b) − (c) − (d) − (e). Si la journée de solidarité (article L.3133-7 du Code du travail) n’a pas encore été effectuée au titre de l’exercice en cours chez un précédent employeur, il convient d’ajouter +1 jour au résultat obtenu. Il appartient à l’employeur de vérifier ce point lors de l’embauche, en demandant au salarié une attestation de son précédent employeur.
Quel est l’exemple chiffré complet pour une embauche le 15 avril avec un salaire de 4 000 euros et un forfait de 218 jours ?
Prenons l’hypothèse suivante : un cadre autonome est embauché le 15 avril 2026 avec une rémunération mensuelle brute de 4 000 € et un forfait annuel de 218 jours sur un exercice calé sur l’année civile (1er janvier – 31 décembre).
Calcul de la paie du mois d’avril
Le mois d’avril compte 30 jours calendaires. Le salarié n’a pas travaillé du 1er au 14 avril, soit 14 jours calendaires non travaillés.
Paie d’avril = 4 000 − (4 000 ÷ 30 × 14) = 4 000 − 1 866,67 = 2 133,33 €
Calcul du nombre de jours à travailler du 15 avril au 31 décembre
(a) Jours calendaires du 15 avril au 31 décembre : 261 jours
(b) Repos hebdomadaire (samedis et dimanches) : 74 jours
(c) Jours fériés sur jours ouvrés (1er mai, 8 mai, Ascension, 14 juillet, 15 août, 1er novembre, 25 décembre) : 7 jours (le décompte exact varie selon le calendrier 2026)
(d) Droits à CP acquis proratisés : le salarié embauché le 15 avril n’a pas encore acquis de CP utilisables sur l’exercice en cours. On retient 0 jour (ou le nombre de jours reportés le cas échéant).
(e) Jours de repos forfait proratisés : sur l’année complète, le nombre de jours de repos est par exemple de 10 jours. Proratisation : 10 × (261 ÷ 365) = 7,15 jours, arrondi à 7,5 jours.
Résultat : 261 − 74 − 7 − 0 − 7,5 = 172,5 jours à travailler.
Si la journée de solidarité n’a pas été effectuée : 172,5 + 1 = 173,5 jours.
Ce calcul doit être formalisé dans un document annexé au contrat de travail ou dans un avenant, afin de sécuriser la relation contractuelle et de permettre un suivi rigoureux du décompte des jours travaillés. Utilisez notre simulateur forfait jours pour automatiser ce calcul.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes commises par les employeurs lors de cette proratisation ?
Les contentieux liés au forfait jours en cas d’embauche en cours d’année révèlent des erreurs récurrentes que nous recensons ci-dessous, avec les risques juridiques associés :
1. Utilisation de la règle du trentième pour la paie du premier mois. Cette erreur est la plus fréquente. Elle conduit à un montant de paie différent du montant correct, tantôt en faveur du salarié, tantôt en sa défaveur. Dans les deux cas, le salarié peut réclamer un rappel de salaire sur le fondement de l’article L.3242-1 du Code du travail, avec une prescription triennale (article L.3245-1).
2. Omission de la proratisation des jours de repos. Certains employeurs attribuent l’intégralité des jours de repos annuels au salarié embauché en cours d’année, ce qui réduit artificiellement le nombre de jours travaillés et peut poser des difficultés en cas de départ ultérieur (régularisation sur le solde de tout compte).
3. Proratisation des jours à travailler sur la base des jours ouvrés et non des jours calendaires. La méthode (a) → (e) impose de partir des jours calendaires. Partir des jours ouvrés fausse l’ensemble du calcul en aval.
4. Non-prise en compte de la journée de solidarité. L’oubli de la journée de solidarité est courant en cas d’embauche en cours d’année, alors que le salarié n’a pas toujours effectué cette journée chez son précédent employeur. L’article L.3133-7 du Code du travail impose pourtant sa réalisation annuelle.
5. Absence de formalisation écrite du calcul. La convention de forfait étant un acte solennel nécessitant l’accord exprès du salarié (Cass. soc., 31 janvier 2012, n° 10-17.593), la proratisation du forfait en cas d’embauche en cours d’année doit être formalisée par écrit, idéalement dans le contrat de travail ou dans un avenant.
Comment articuler la proratisation du forfait jours avec les obligations déclaratives en DSN ?
La déclaration sociale nominative (DSN) impose de déclarer mensuellement le nombre de jours travaillés par le salarié en forfait jours. En cas d’embauche en cours de mois, la première DSN doit refléter :
- La rémunération proratisée conformément à la formule décrite ci-dessus ;
- Le nombre de jours réellement travaillés sur le mois incomplet ;
- Le forfait annuel proratisé applicable au salarié.
Il est essentiel que le paramétrage du logiciel de paie soit vérifié sur ces trois points, car les anomalies DSN peuvent déclencher des demandes d’explication de la part de l’URSSAF ou de la caisse de retraite complémentaire. Pour approfondir les mécanismes de paie liés au forfait jours, consultez notre guide paie.
Quels sont les textes de référence applicables ?
Le cadre juridique du forfait jours en cas d’embauche en cours d’année repose sur les textes suivants :
- Articles L.3121-58 et suivants du Code du travail : régime général du forfait annuel en jours ;
- Article L.3242-1 du Code du travail : mensualisation du salaire ;
- Article L.3132-1 du Code du travail : repos hebdomadaire ;
- Article L.3133-1 du Code du travail : liste des jours fériés légaux ;
- Articles L.3133-7 à L.3133-12 du Code du travail : journée de solidarité ;
- Article L.3141-1 du Code du travail : congés payés.
L’employeur doit également se référer à l’accord collectif de branche ou d’entreprise instituant le forfait jours, qui peut prévoir des modalités spécifiques de proratisation, sous réserve qu’elles soient au moins aussi favorables que les dispositions légales.
FAQ — Questions fréquentes sur la paie d’un salarié en forfait jours embauché en cours d’année
La proratisation par jours calendaires s’applique-t-elle aussi en cas de départ en cours de mois ?
Oui. La méthode de proratisation par jours calendaires est symétrique : elle s’applique tant à l’arrivée qu’au départ en cours de mois. Le solde de tout compte doit être calculé selon la même formule, en retenant le nombre de jours calendaires effectivement travaillés sur le dernier mois.
Que se passe-t-il si le salarié dépasse le nombre de jours proratisé ?
Si le salarié travaille plus de jours que le forfait proratisé, les jours excédentaires doivent être traités conformément aux dispositions de l’article L.3121-59 du Code du travail : le salarié peut, avec l’accord de l’employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de salaire d’au moins 10 %, formalisée par un avenant au contrat de travail.
L’employeur peut-il appliquer une méthode de proratisation différente prévue par accord collectif ?
Un accord collectif peut prévoir des modalités de proratisation spécifiques, à condition qu’elles soient au moins aussi favorables que la méthode légale. Toutefois, la proratisation de la paie du premier mois par jours calendaires reste la seule méthode conforme aux dispositions de l’article L.3242-1 du Code du travail. L’accord collectif ne peut pas y déroger en défaveur du salarié.
Comment traiter les absences du salarié en forfait jours embauché en cours d’année ?
Les absences postérieures à l’embauche sont déduites du forfait proratisé selon les mêmes règles que pour un salarié présent toute l’année. Chaque journée d’absence (maladie, congé sans solde, etc.) réduit d’une unité le nombre de jours à travailler et donne lieu à une retenue sur salaire calculée sur la base du salaire journalier (rémunération mensuelle ÷ 21,67 jours ouvrés moyens, ou selon la méthode conventionnelle applicable).
Faut-il remettre un document récapitulatif au salarié ?
L’article L.3121-65 du Code du travail impose à l’employeur d’établir un document de contrôle faisant apparaître le nombre et la date des journées ou demi-journées travaillées. En cas d’embauche en cours d’année, ce document doit mentionner le forfait proratisé applicable et le suivi des jours travaillés à compter de la date d’embauche.
Pour toute question relative à la gestion de la paie d’un salarié en forfait jours, n’hésitez pas à contacter notre cabinet. Vous pouvez également utiliser notre simulateur forfait jours en ligne pour obtenir un calcul instantané.