Licenciement pour motif personnel : les étapes clés de la procédure

Le licenciement pour motif personnel constitue l’une des formes de rupture du contrat de travail les plus encadrées par le Code du travail. Qu’il repose sur une faute du salarié, une insuffisance professionnelle ou encore une inaptitude, ce type de licenciement obéit à une procédure stricte dont le non-respect peut entraîner la requalification du licenciement en licenciement sans cause réelle et sérieuse. Cet article détaille, étape par étape, l’ensemble de la procédure applicable en 2025, à la lumière des textes en vigueur et de la jurisprudence récente.

1. L’exigence d’une cause réelle et sérieuse

Le principe fondamental qui gouverne tout licenciement pour motif personnel est posé par l’article L.1232-1 du Code du travail : « Tout licenciement pour motif personnel est motivé dans les conditions définies par le présent chapitre. Il est justifié par une cause réelle et sérieuse. »

Cette exigence signifie que le motif invoqué par l’employeur doit être à la fois :

• Réel : le motif doit exister objectivement, être exact et vérifiable. Il ne peut reposer sur de simples suppositions ou des griefs non établis.
• Sérieux : le motif doit être suffisamment grave pour justifier la rupture du contrat de travail. Un simple désaccord ou une erreur isolée ne saurait, en principe, constituer un motif sérieux.

Les motifs personnels de licenciement sont variés : faute simple, faute grave, faute lourde, insuffisance professionnelle, insuffisance de résultats, inaptitude physique constatée par le médecin du travail, absences répétées désorganisant l’entreprise, ou encore perte de confiance fondée sur des éléments objectifs.

2. La convocation à l’entretien préalable

La première étape formelle de la procédure de licenciement est la convocation du salarié à un entretien préalable, conformément à l’article L.1232-2 du Code du travail. L’employeur qui envisage de licencier un salarié doit le convoquer avant toute décision à cet entretien.

Forme de la convocation

La convocation est effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge. Elle doit obligatoirement mentionner :

• L’objet de l’entretien, à savoir qu’un licenciement est envisagé ;
• La date, l’heure et le lieu de l’entretien ;
• La possibilité de se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou, en l’absence d’institutions représentatives du personnel, par un conseiller du salarié inscrit sur la liste dressée par la DREETS (article L.1232-4 du Code du travail).

Délai minimum

L’entretien préalable ne peut avoir lieu moins de cinq jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la convocation (article L.1232-2 du Code du travail). Ce délai de cinq jours ouvrables commence à courir le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée ou de la remise en main propre, et ne comprend ni les dimanches ni les jours fériés.

3. Le déroulement de l’entretien préalable

L’entretien préalable est un moment clé de la procédure. L’article L.1232-3 du Code du travail en définit précisément l’objet : au cours de cet entretien, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.

L’entretien préalable remplit une double fonction :

• Information du salarié : l’employeur expose les griefs reprochés ou le motif envisagé pour la rupture du contrat ;
• Expression du salarié : ce dernier peut donner ses explications, se justifier et présenter sa version des faits.

Le salarié n’est pas tenu de se présenter à l’entretien. Son absence ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement supplémentaire. Toutefois, l’absence du salarié ne suspend pas la procédure : l’employeur peut poursuivre celle-ci normalement.

Il est important de souligner que la décision de licencier ne peut pas être prise lors de l’entretien. L’employeur doit observer un délai de réflexion après celui-ci.

4. L’assistance du salarié

Conformément à l’article L.1232-4 du Code du travail, le salarié peut se faire assister lors de l’entretien préalable. Les modalités d’assistance dépendent de l’existence ou non d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise :

• Entreprise avec représentants du personnel : le salarié peut être assisté par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
• Entreprise sans représentants du personnel : le salarié peut être assisté soit par un membre du personnel, soit par un conseiller du salarié figurant sur une liste établie par le préfet de département. La lettre de convocation doit alors préciser l’adresse des services où cette liste est consultable.

Le rôle de l’assistant est d’accompagner le salarié, de prendre des notes et, le cas échéant, d’intervenir pour poser des questions ou demander des précisions. En revanche, il ne dispose d’aucun pouvoir de décision et ne peut se substituer au salarié.

5. La notification du licenciement

Après l’entretien préalable, si l’employeur maintient sa décision de licencier le salarié, il doit lui notifier le licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception, conformément à l’article L.1232-6 du Code du travail.

Délai d’envoi de la lettre

La lettre de licenciement ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue de l’entretien préalable. Ce délai de réflexion est impératif et vise à garantir que la décision de l’employeur n’est pas prise de manière précipitée.

Pour un licenciement pour motif personnel non disciplinaire (insuffisance professionnelle, inaptitude), il n’existe pas de délai maximal pour l’envoi de la lettre. En revanche, en matière disciplinaire, la notification doit intervenir dans le délai d’un mois à compter de la date de l’entretien préalable (article L.1332-2 du Code du travail).

Contenu de la lettre de licenciement

La lettre de licenciement doit comporter l’énoncé du ou des motifs invoqués par l’employeur (article L.1232-6 du Code du travail). Ces motifs fixent les limites du litige en cas de contestation devant le conseil de prud’hommes.

Depuis les ordonnances Macron du 22 septembre 2017, l’article L.1235-2 du Code du travail prévoit que les motifs énoncés dans la lettre peuvent être précisés par l’employeur, soit à son initiative, soit à la demande du salarié, dans un délai de 15 jours suivant la notification. L’insuffisance de motivation ne prive pas, à elle seule, le licenciement de cause réelle et sérieuse, mais ouvre droit à une indemnité ne pouvant excéder un mois de salaire.

6. Le préavis de licenciement

Sauf en cas de faute grave ou de faute lourde, le salarié licencié a droit à un préavis dont la durée varie selon son ancienneté dans l’entreprise, conformément à l’article L.1234-1 du Code du travail :

• Moins de 6 mois d’ancienneté : durée fixée par la convention collective ou, à défaut, les usages pratiqués dans la localité et la profession ;
• Entre 6 mois et 2 ans d’ancienneté : 1 mois de préavis ;
• 2 ans d’ancienneté ou plus : 2 mois de préavis.

Ces durées constituent des minimums légaux. La convention collective applicable peut prévoir des durées plus longues, notamment pour les cadres (souvent 3 mois). Le préavis commence à courir à compter de la date de première présentation de la lettre recommandée de notification du licenciement.

L’employeur peut dispenser le salarié d’exécuter son préavis, mais il devra alors lui verser une indemnité compensatrice de préavis correspondant au salaire qu’il aurait perçu durant cette période (article L.1234-5 du Code du travail).

7. Les sanctions en cas d’irrégularité de procédure

Le respect scrupuleux de la procédure est essentiel. L’article L.1235-2 du Code du travail prévoit des sanctions en cas de vice de procédure :

• Licenciement irrégulier mais fondé sur une cause réelle et sérieuse : le juge accorde au salarié une indemnité ne pouvant excéder un mois de salaire ;
• Licenciement sans cause réelle et sérieuse : le salarié peut prétendre aux indemnités prévues par le barème Macron fixé à l’article L.1235-3, qui définit des montants planchers et plafonds en fonction de l’ancienneté.

Les principales irrégularités de procédure sont le défaut de convocation à l’entretien préalable, le non-respect du délai de cinq jours ouvrables, l’absence de mention de la possibilité d’assistance dans la lettre de convocation, ou encore l’expédition de la lettre de licenciement avant l’expiration du délai de deux jours ouvrables.

8. Récapitulatif de la procédure et conseils pratiques

Voici un résumé chronologique des étapes à respecter impérativement :

• Étape 1 : Convocation à l’entretien préalable par LRAR ou remise en main propre (articles L.1232-2 et L.1232-4 C. trav.)
• Étape 2 : Respect du délai de 5 jours ouvrables minimum avant l’entretien
• Étape 3 : Tenue de l’entretien préalable avec exposé des motifs et recueil des explications du salarié (article L.1232-3 C. trav.)
• Étape 4 : Envoi de la lettre de licenciement motivée par LRAR, au minimum 2 jours ouvrables après l’entretien (article L.1232-6 C. trav.)
• Étape 5 : Exécution ou dispense du préavis (articles L.1234-1 et suivants C. trav.)
• Étape 6 : Remise des documents de fin de contrat (certificat de travail, attestation France Travail, solde de tout compte)

La procédure de licenciement pour motif personnel est un processus rigoureux dont le non-respect peut coûter cher à l’employeur. En cas de doute, le recours à un avocat spécialisé en droit du travail est vivement recommandé.

Sources juridiques : Articles L.1232-1 à L.1232-6, L.1234-1 à L.1234-5, L.1235-1 à L.1235-3, L.1332-2 du Code du travail. Ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail. Décret n° 2017-1820 du 29 décembre 2017.