Usage d’entreprise en matière de rémunération : création, effets et dénonciation

L’usage d’entreprise : une source d’obligations méconnue

L’usage d’entreprise est une pratique habituellement suivie dans l’entreprise qui, bien que non écrite, crée des obligations à la charge de l’employeur. En matière de rémunération, il s’agit typiquement de primes (13ème mois, prime de vacances, prime de fin d’année) versées régulièrement selon des modalités constantes. L’employeur doit en maîtriser le régime pour éviter de se trouver lié par des engagements non souhaités.

Conditions de formation de l’usage

La jurisprudence de la Cour de cassation exige la réunion de trois critères cumulatifs (Cass. soc., 13 février 1996, n° 93-42.309) :

Généralité

L’avantage doit bénéficier à l’ensemble des salariés ou à une catégorie objectivement identifiable (cadres, employés d’un site, etc.). Un avantage versé à un seul salarié ne constitue pas un usage mais un avantage individuel acquis.

Constance

L’avantage doit être versé de manière régulière et répétée. Un versement ponctuel ou exceptionnel ne crée pas un usage. La jurisprudence retient généralement un minimum de 3 occurrences consécutives.

Fixité

Le mode de calcul doit être identique d’une fois sur l’autre. Si le montant ou les critères d’attribution varient chaque année selon la décision discrétionnaire de l’employeur, il n’y a pas de fixité et donc pas d’usage.

Effets juridiques de l’usage

Une fois constitué, l’usage s’impose à l’employeur :

• Il doit verser l’avantage à tous les salariés concernés, y compris les nouveaux embauchés ;
• Le salarié peut en réclamer le bénéfice devant le conseil de prud’hommes ;
• L’usage a une valeur juridique inférieure au contrat de travail et à la convention collective mais s’impose tant qu’il n’est pas dénoncé.

Dénonciation de l’usage

L’employeur peut mettre fin unilatéralement à un usage en respectant une procédure en trois étapes (Cass. soc., 25 février 1988) :

1. Information des représentants du personnel (CSE) : l’employeur doit informer le CSE de sa décision de dénoncer l’usage. Il ne s’agit pas d’une consultation mais d’une information ;
2. Notification individuelle à chaque salarié concerné, de préférence par écrit (courrier recommandé ou remise en main propre contre décharge) ;
3. Respect d’un délai de prévenance suffisant pour permettre une éventuelle négociation. Ce délai doit être apprécié au cas par cas ; il est généralement recommandé de notifier la dénonciation au moins 3 mois avant la prochaine échéance.

Effet de la dénonciation

La dénonciation prend effet à l’issue du délai de prévenance. Elle n’a pas d’effet rétroactif. Les sommes dues au titre de la période antérieure restent acquises aux salariés. Après dénonciation, l’usage disparaît et l’employeur n’est plus tenu de verser l’avantage.

Distinction avec l’engagement unilatéral

L’engagement unilatéral de l’employeur est un acte volontaire et formalisé (note de service, décision de direction, accord atypique) par lequel l’employeur s’engage à accorder un avantage. Ses conditions de dénonciation sont les mêmes que celles de l’usage. La distinction tient à l’origine : l’usage naît de la pratique, l’engagement unilatéral d’un acte de volonté explicite.

Bonnes pratiques pour l’employeur

• Formaliser les primes exceptionnelles en précisant leur caractère discrétionnaire et non récurrent ;
• Varier les montants si l’on ne souhaite pas créer d’usage (attention toutefois à l’arbitraire) ;
• Documenter les versements (décision, critères, destinataires) ;
• En cas de doute, consulter un avocat en droit du travail.

FAQ : Usage d’entreprise

Combien de versements faut-il pour créer un usage ?

La jurisprudence retient généralement 3 versements consécutifs selon les mêmes modalités, mais il n’existe pas de seuil fixe.

Un usage peut-il être remplacé par un accord collectif ?

Oui. La conclusion d’un accord collectif portant sur le même objet met fin à l’usage, même si l’accord est moins favorable (Cass. soc., 9 juillet 1996, n° 93-46.352).

Un salarié peut-il renoncer individuellement à un usage ?

Non. L’usage étant collectif, un salarié ne peut y renoncer individuellement. L’employeur doit le dénoncer collectivement pour y mettre fin.