Introduction : l’entretien professionnel, un rendez-vous incontournable de la gestion RH
Instauré par la loi n°2014-288 du 5 mars 2014 relative à la formation professionnelle, à l’emploi et à la démocratie sociale, puis renforcé par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 dite « Avenir professionnel », l’entretien professionnel constitue aujourd’hui l’un des piliers de la gestion des ressources humaines en entreprise. Codifié à l’article L.6315-1 du Code du travail, ce dispositif impose à chaque employeur de recevoir ses salariés à intervalles réguliers pour échanger sur leurs perspectives d’évolution professionnelle.
En 2025, les obligations liées à l’entretien professionnel demeurent pleinement applicables, et les sanctions en cas de manquement sont lourdes, notamment pour les entreprises de 50 salariés et plus. Cet article propose une analyse exhaustive du cadre juridique, des modalités pratiques de mise en œuvre, du bilan à six ans et des conséquences financières en cas de défaillance.
1. Cadre légal et réglementaire de l’entretien professionnel
1.1 Les textes fondateurs
L’entretien professionnel trouve son fondement principal dans l’article L.6315-1 du Code du travail. Ce texte, issu de la loi du 5 mars 2014, a été substantiellement modifié par la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, qui a redéfini le contenu du bilan récapitulatif à six ans et renforcé les sanctions applicables.
Le décret n°2019-1489 du 27 décembre 2019 est venu préciser les modalités d’application de l’abondement correctif du compte personnel de formation (CPF). Par ailleurs, l’ordonnance n°2019-861 du 21 août 2019 et la loi n°2020-734 du 17 juin 2020 ont aménagé les délais pendant la crise sanitaire, accordant un report jusqu’au 30 juin 2021 pour la réalisation des entretiens et bilans en retard.
1.2 Champ d’application
L’obligation de réaliser des entretiens professionnels s’impose à tout employeur, quelle que soit la taille de l’entreprise et quel que soit le secteur d’activité. Tous les salariés sont concernés, y compris ceux en contrat à durée déterminée, en contrat de professionnalisation ou en contrat d’apprentissage. Seuls les salariés mis à disposition dans le cadre du travail temporaire relèvent de l’entreprise utilisatrice pour l’entretien professionnel relatif à leur poste, tandis que l’entreprise de travail temporaire reste tenue de l’obligation générale.
2. Périodicité et événements déclencheurs
2.1 L’entretien biennal
L’article L.6315-1, I, du Code du travail prévoit que le salarié doit bénéficier d’un entretien professionnel tous les deux ans. Ce délai court à compter de la date d’embauche, puis à compter de la date du dernier entretien réalisé. Un accord collectif d’entreprise ou, à défaut, de branche peut définir une périodicité différente, conformément à l’article L.6315-1, III.
En pratique, l’employeur dispose d’une certaine souplesse dans la fixation de la date exacte de l’entretien, mais il est vivement recommandé de ne pas dépasser significativement le délai de deux ans afin de ne pas s’exposer à un risque de manquement caractérisé lors du bilan sexennal.
2.2 Les absences déclenchant un entretien de reprise
Au-delà de la périodicité biennale, l’article L.6315-1, I, alinéa 2, impose la tenue d’un entretien professionnel au retour de certaines absences. Ces absences sont limitativement énumérées par le Code du travail :
- Congé de maternité (articles L.1225-17 et suivants)
- Congé parental d’éducation à temps plein ou partiel (articles L.1225-47 et suivants)
- Congé de proche aidant (articles L.3142-16 et suivants)
- Congé d’adoption (articles L.1225-37 et suivants)
- Congé sabbatique (articles L.3142-28 et suivants)
- Période de mobilité volontaire sécurisée (article L.1222-12)
- Arrêt de travail pour longue maladie au sens de l’article L.324-1 du Code de la sécurité sociale
- Mandat syndical au terme de celui-ci (article L.2141-5)
- Période d’activité à temps partiel après un congé de maternité ou d’adoption
Cet entretien de reprise doit être proposé au salarié dans un délai raisonnable suivant son retour effectif dans l’entreprise. Bien que la loi ne fixe pas de délai précis, la jurisprudence tend à considérer qu’un entretien réalisé dans les 30 jours suivant la reprise est conforme à l’obligation légale.
3. Contenu obligatoire de l’entretien professionnel
3.1 Les thèmes à aborder
L’entretien professionnel est consacré aux perspectives d’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d’emploi. Concrètement, l’échange doit porter sur les points suivants :
- Le bilan du parcours professionnel du salarié depuis le dernier entretien
- Les souhaits d’évolution du salarié (mobilité interne, changement de poste, montée en compétences)
- Les actions de formation envisageables (plan de développement des compétences, CPF, VAE, bilan de compétences)
- L’information sur le CPF et les possibilités d’abondement par l’employeur
- L’information sur le conseil en évolution professionnelle (CEP), prestation gratuite financée par France Compétences
- Les perspectives d’évolution au sein de l’entreprise (postes disponibles, projets de développement)
3.2 La distinction fondamentale avec l’entretien d’évaluation
Il est impératif de bien distinguer l’entretien professionnel de l’entretien annuel d’évaluation. Ce dernier, qui n’est pas une obligation légale mais une pratique managériale répandue, porte sur l’appréciation de la performance du salarié, la fixation d’objectifs et l’évaluation des résultats obtenus.
L’entretien professionnel, en revanche, est tourné vers l’avenir et les perspectives de développement du salarié. Il ne doit en aucun cas être l’occasion d’évaluer le travail réalisé ou de formuler des reproches. La Cour de cassation a rappelé à plusieurs reprises que ces deux entretiens répondent à des finalités distinctes et doivent être formellement séparés, même s’ils peuvent être réalisés le même jour à condition de faire l’objet de deux comptes-rendus distincts.
3.3 Le formalisme : compte-rendu écrit
L’article L.6315-1, I, alinéa 3, dispose que l’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document dont une copie est remise au salarié. Ce compte-rendu constitue un élément de preuve essentiel en cas de contentieux ou de contrôle. Il doit mentionner la date de l’entretien, les thèmes abordés, les souhaits exprimés par le salarié, les actions envisagées et, le cas échéant, les engagements pris par l’employeur.
La remise de ce document au salarié est une obligation à part entière. L’absence de compte-rendu ou le défaut de remise au salarié peut caractériser un manquement à l’obligation d’entretien professionnel.
4. L’entretien peut être réalisé à distance
Depuis la crise sanitaire, la pratique de l’entretien professionnel en visioconférence s’est largement répandue. Aucune disposition légale n’interdit la réalisation de l’entretien professionnel à distance, sous réserve que les conditions d’un échange sincère et complet soient réunies. L’administration a confirmé cette possibilité, à condition que le salarié dispose des moyens techniques nécessaires et que le compte-rendu écrit soit bien établi et transmis.
En pratique, il est recommandé de privilégier le présentiel lorsque cela est possible, mais le recours à la visioconférence est parfaitement admis, notamment pour les salariés en télétravail ou affectés sur des sites distants.
5. Le bilan récapitulatif à 6 ans
5.1 Objet et contenu du bilan
Tous les six ans, l’entretien professionnel fait l’objet d’un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié (article L.6315-1, II). Ce bilan vise à vérifier que le salarié a effectivement bénéficié, au cours des six dernières années :
- Des entretiens professionnels biennaux prévus par la loi (soit au moins trois entretiens sur la période)
- D’au moins une action de formation non obligatoire au sens de l’article L.6321-2 du Code du travail
La notion de « formation non obligatoire » renvoie aux formations qui ne conditionnent pas l’exercice d’une activité ou d’une fonction en application d’une convention internationale, de dispositions légales ou réglementaires. Autrement dit, les formations obligatoires au titre de la sécurité (habilitations électriques, CACES, etc.) ne peuvent être comptabilisées pour satisfaire à cette exigence.
5.2 Les critères alternatifs (ancien régime)
Sous l’empire de la loi de 2014, le bilan à six ans devait vérifier que le salarié avait bénéficié d’au moins deux des trois critères suivants : une action de formation, une certification (totale ou partielle) obtenue par formation ou VAE, et une progression salariale ou professionnelle. La loi Avenir professionnel de 2018 a simplifié ce dispositif en ne retenant plus qu’un seul critère cumulatif : la réalisation des entretiens ET d’au moins une formation non obligatoire.
5.3 Le calendrier du bilan
Le premier cycle de six ans a commencé le 7 mars 2014 (date d’entrée en vigueur de la loi) pour les salariés déjà en poste à cette date, soit une échéance théorique au 7 mars 2020. Compte tenu des reports liés à la crise sanitaire, les employeurs ont bénéficié d’un délai supplémentaire jusqu’au 30 septembre 2021. Depuis lors, les cycles se calculent normalement par tranches de six ans à compter de la date d’embauche ou du dernier bilan.
6. Sanctions en cas de manquement
6.1 L’abondement correctif du CPF
Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, le non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel et au bilan sexennal entraîne une sanction financière automatique : l’abondement correctif du CPF d’un montant de 3 000 euros par salarié concerné (article L.6315-1, II, alinéa 4, et article R.6323-3 du Code du travail).
Cet abondement vient alimenter le CPF du salarié et doit être versé par l’employeur à la Caisse des Dépôts et Consignations (CDC). L’employeur doit procéder à la déclaration et au paiement de cet abondement via la plateforme dédiée. Le montant de 3 000 euros s’entend par salarié et par cycle de six ans non conforme.
6.2 Risques contentieux complémentaires
Au-delà de l’abondement correctif, le manquement à l’obligation d’entretien professionnel expose l’employeur à des risques contentieux multiples :
- Dommages et intérêts pour perte de chance : le salarié qui n’a pas bénéficié d’entretiens professionnels peut invoquer une perte de chance d’évolution professionnelle et solliciter des dommages et intérêts devant le conseil de prud’hommes.
- Élément aggravant en cas de licenciement : dans le cadre d’un licenciement pour insuffisance professionnelle, l’absence d’entretien professionnel peut constituer un élément démontrant le manquement de l’employeur à son obligation d’adaptation (article L.6321-1).
- Contrôle URSSAF et DREETS : les services de contrôle peuvent vérifier le respect de cette obligation dans le cadre de leurs missions.
6.3 Entreprises de moins de 50 salariés
Les entreprises de moins de 50 salariés ne sont pas soumises à l’abondement correctif du CPF. Toutefois, elles restent pleinement tenues de réaliser les entretiens professionnels et les bilans à six ans. En cas de manquement, elles s’exposent aux risques contentieux classiques (dommages et intérêts, contestation de licenciement).
7. Bonnes pratiques pour la mise en œuvre
7.1 Planification et suivi
La mise en place d’un calendrier prévisionnel des entretiens professionnels est indispensable. Les logiciels SIRH permettent aujourd’hui de programmer des alertes automatiques à l’approche de chaque échéance biennale et sexennale. Il est recommandé de :
- Créer un tableau de suivi par salarié mentionnant les dates d’entretien, les actions de formation réalisées et les prochaines échéances
- Désigner un référent chargé de la coordination des entretiens (généralement le service RH ou le manager direct)
- Anticiper les retours d’absence en programmant l’entretien de reprise dès la connaissance de la date de retour
7.2 Formation des managers
Les managers sont souvent les interlocuteurs directs des salariés lors des entretiens professionnels. Il est essentiel de les former aux spécificités de cet exercice : distinction avec l’entretien d’évaluation, thèmes à aborder, posture d’écoute, connaissance des dispositifs de formation (CPF, VAE, CEP, Pro-A).
7.3 Modèle de compte-rendu
Il est fortement conseillé d’utiliser une trame standardisée pour les comptes-rendus d’entretien professionnel. Ce document devrait comporter les rubriques suivantes : identification du salarié et de l’interlocuteur, date et lieu de l’entretien, bilan depuis le dernier entretien, souhaits d’évolution exprimés, actions de formation envisagées, informations communiquées (CPF, CEP), engagements mutuels, signatures des deux parties.
7.4 Archivage et conservation
Les comptes-rendus d’entretien professionnel doivent être conservés pendant toute la durée du cycle de six ans, voire au-delà en cas de contentieux potentiel. La durée de prescription en matière de droit du travail étant variable selon la nature de l’action (deux ans pour les actions relatives à l’exécution du contrat, trois ans pour les salaires, cinq ans pour la discrimination), il est prudent de conserver ces documents pendant au moins six ans après la fin du dernier cycle.
8. Cas particuliers et situations spécifiques
8.1 Salariés à temps partiel
Les salariés à temps partiel bénéficient des mêmes droits que les salariés à temps complet en matière d’entretien professionnel. La périodicité biennale et le bilan sexennal s’appliquent dans les mêmes conditions.
8.2 Salariés en forfait jours
Les cadres en forfait jours sont soumis à un entretien annuel spécifique portant sur leur charge de travail, leur rémunération et l’articulation vie professionnelle / vie personnelle (article L.3121-65). Cet entretien est distinct de l’entretien professionnel biennal, même si les deux peuvent être réalisés le même jour.
8.3 Représentants du personnel et mandataires syndicaux
Les représentants du personnel et délégués syndicaux bénéficient d’un entretien de début de mandat (article L.2141-5) et d’un entretien de fin de mandat. Ces entretiens spécifiques ne se substituent pas à l’entretien professionnel biennal, qui doit être réalisé en parallèle selon le calendrier légal.
9. FAQ – Questions fréquentes sur l’entretien professionnel
L’employeur peut-il combiner l’entretien professionnel et l’entretien d’évaluation en une seule réunion ?
Oui, les deux entretiens peuvent avoir lieu le même jour, mais ils doivent faire l’objet de deux comptes-rendus distincts portant sur des thèmes différents. L’entretien d’évaluation traite de la performance passée, tandis que l’entretien professionnel est tourné vers les perspectives d’évolution et de formation.
Que se passe-t-il si le salarié refuse de participer à l’entretien professionnel ?
L’employeur doit démontrer qu’il a convoqué le salarié et proposé l’entretien. En cas de refus du salarié, il est recommandé de formaliser cette proposition par écrit (courrier recommandé ou courriel) et de conserver la preuve du refus. Le refus du salarié ne dispense pas l’employeur de son obligation : il doit renouveler sa proposition.
L’abondement correctif de 3 000 € est-il automatique en cas de manquement ?
Oui, pour les entreprises de 50 salariés et plus, l’abondement est dû de plein droit si le bilan à six ans révèle que le salarié n’a pas bénéficié des entretiens requis et d’au moins une formation non obligatoire. L’employeur doit procéder de lui-même à la déclaration et au versement auprès de la Caisse des Dépôts.
Les formations obligatoires (sécurité, habilitations) comptent-elles pour le bilan à 6 ans ?
Non. Seules les formations non obligatoires au sens de l’article L.6321-2 du Code du travail sont prises en compte. Les formations imposées par un texte légal ou réglementaire pour l’exercice d’une fonction (CACES, habilitations électriques, etc.) ne peuvent pas être comptabilisées.
Un accord de branche peut-il modifier la périodicité des entretiens professionnels ?
Oui, l’article L.6315-1, III, du Code du travail permet à un accord collectif d’entreprise ou de branche de définir une périodicité différente de celle prévue par la loi. Toutefois, cette périodicité conventionnelle ne peut avoir pour effet de priver le salarié de ses droits au titre du bilan sexennal.